1. Sendungsdaten vor dem Öffnen des Formulars vorbereiten
Sammeln Sie die Fakten zuerst beim operativen Verantwortlichen sowie aus Packliste, Auftrag oder Transportanweisung. Offene Punkte sollten ausdrücklich geklärt werden. Andernfalls kalkulieren Supplier unterschiedliche Annahmen, obwohl die Angebote später nebeneinanderstehen.
| Datengruppe | Mindestens festlegen | Warum das wichtig ist |
|---|---|---|
| Transport und Leistungsumfang | Luft, See, Strasse oder offen; Door-to-Door, Door-to-Port oder Port-to-Door; bei Bedarf FCL/LCL beziehungsweise FTL/LTL | Legt fest, welche Leistungen und Betriebsmittel zu kalkulieren sind. |
| Parteien und Route | Shipper, Consignee, Abhol- und Lieferort; gegebenenfalls IATA- oder UN/LOCODE-Codes | Verhindert Angebote für abweichende Relationen oder Übergabepunkte. |
| Termine | Angebotsfrist, Ladebereitschaft, späteste Lieferung und vereinbarte Incoterms®-Regel | Gleicht Dringlichkeit, Kapazitätsprüfung und Verantwortlichkeiten ab. |
| Fracht | Ware, Verpackung, Stückzahl, Gewicht pro Stück, Abmessungen, Stapelbarkeit und Gesamtgewicht | Ermöglicht Kapazitäts-, Equipment- und Abrechnungsprüfung. |
| Sonderanforderungen | Temperatur, Gefahrgut, Sicherheitsstatus, Equipment-Vorgaben und Dokumente | Macht Annahmebeschränkungen vor der Offerte sichtbar. |
| Kommerzielle Basis | Basiswährung, All-in oder Einzelpositionen, gewünschte Kostenarten und Auswahlkriterien | Erhöht die Vergleichbarkeit von Preis und Leistungsumfang. |
Leiten Sie eine Gefahrgutklassifizierung nie nur aus einer allgemeinen Warenbezeichnung ab. Laut IATA trägt der Shipper die Verantwortung für die korrekte Klassifizierung im Lufttransport; für Gefahrgutsendungen ist zudem die jeweils erforderliche Erklärung vorzubereiten. Ziehen Sie bei Bedarf qualifizierte Fachpersonen und aktuelle verkehrsträgerspezifische Vorschriften hinzu.
2. Spot Request in Spoterix erstellen
Grunddaten festlegen
Öffnen Sie New Spot Request. Erfassen Sie einen eindeutigen internen Titel, Transportart und Leistungsumfang. Wählen Sie den Ladungstyp, falls dieser für den Verkehrsträger erforderlich ist. Legen Sie Basiswährung sowie All-in- oder Einzelpreisstruktur fest. Bei Einzelpositionen wählen Sie die benötigten Kostenarten, etwa Abholung, Hauptlauf, Treibstoff, Zoll, Terminalkosten, Zustellung oder Gefahrgutzuschlag.
Parteien und Route bestimmen
Wählen Sie Shipper und Consignee aus den Verzeichnissen. Deren gespeicherte Adressen werden zunächst als Abhol- und Lieferort verwendet. Aktivieren Sie die Adressabweichung nur, wenn der operative Ort von der kommerziellen Partei abweicht. Ergänzen Sie bei Luftfracht die IATA-Codes und bei Seefracht die Hafencodes.
Termine, Supplier und Kriterien ergänzen
Wählen Sie Incoterm, Angebotsfrist, Ladedatum und spätestes Lieferdatum. Die Angebotsfrist muss vor dem Ladedatum liegen; die späteste Lieferung darf nicht vor dem Laden liegen. Aktivieren Sie anschliessend die gewünschten Supplier-Quellen und wählen Sie mindestens einen konkreten Kontakt. Als Auswahlkriterien stehen kürzeste Laufzeit, günstigstes Angebot, möglichst direkte Verbindung und Supplier Score zur Verfügung. Kriterien können sichtbar oder intern bleiben.
Sendungs- und Verkehrsträgerdaten erfassen
Erfassen Sie jede Packstückzeile mit Stückzahl, Gewicht pro Stück und Abmessungen. Ergänzen Sie Verpackungsart, Warenbezeichnung und Stapelbarkeit. Spoterix berechnet die Zeilengewichte aus Stückzahl und Einzelgewicht. Füllen Sie danach preisrelevante Zusatzfelder aus, zum Beispiel Luftfrachtsicherheitsstatus, Containertyp, Kühltemperatur, Lkw-Typ, Direktflugwunsch oder Routing-Hinweise.
Sonderanforderungen und Dokumente hinzufügen
Kennzeichnen Sie Gefahrgut, Temperaturführung, Pharma-Anforderungen und weitere operative Einschränkungen. Fügen Sie Packliste oder Handelsrechnung bei, wenn dies Rückfragen reduziert. Die dokumentengestützte Vorbefüllung kann Daten vorschlagen; prüfen Sie jeden Vorschlag gegen das Originaldokument.
Vor dem Erstellen prüfen
Kontrollieren Sie unter Review & Submit Route, Termine, Fracht, Preisbasis, Kriterien und Empfängerliste. Nutzen Sie die Suche bei vielen Kontakten. Beheben Sie markierte Fehler und entfernen Sie unbeabsichtigte Empfänger, bevor Sie Create Spot Request wählen.
3. Supplier aus der eigenen Datenbank auswählen
My address book enthält die Supplier und Kontakte Ihrer Shipper-Organisation. Die Auswahl erfolgt auf Kontaktebene. Das ist relevant, wenn ein Unternehmen unterschiedliche Personen oder Gruppenpostfächer für Luft-, See- und Strassenfracht verwendet.
- Wählen Sie zuerst die Transportart; Kontakte werden anhand ihrer hinterlegten Verkehrsträger gefiltert.
- Öffnen Sie die Supplier-Liste und behalten Sie nur die für Relation und Leistung verantwortlichen Empfänger.
- Legen Sie einen neuen Supplier direkt im Wizard an, wenn der Partner noch fehlt.
- Prüfen Sie die Auswahl nach einem Wechsel der Transportart erneut, da Spoterix sie an den neuen Modus anpasst.
Die eigene Datenbank eignet sich für bestehende Geschäftsbeziehungen, nominierte Partner und bekannte Ansprechpartner. Wählen Sie nicht pauschal jedes gespeicherte Postfach: Jeder ausgewählte Kontakt erhält die Anfrage.
4. Supplier aus der Master-Supplier-Datenbank auswählen
Das UI-Feld Global supplier directory zeigt zentral gepflegte Master-Kontakte, einschliesslich Suppliern, die noch nicht im eigenen Adressbuch stehen. Die Quelle kann allein oder gemeinsam mit den eigenen Kontakten genutzt werden.
Auch Master-Kontakte werden nach der gewählten Transportart gefiltert. Sie können einzelne Kontakte oder alle passenden Verzeichniskontakte auswählen. Taucht ein Supplier in beiden Quellen auf, führt Spoterix die gewählten Kontakte zusammen und blendet gleiche E-Mail-Adressen aus dem Master-Ergebnis aus.
5. Anforderungen an vergleichbare Angebote
Vergleichbarkeit entsteht bereits in der Anfrage. Alle Supplier müssen dieselbe Relation, Fracht, Terminlage und Verantwortungsabgrenzung kalkulieren.
- Ein Leistungsumfang: Abholung, Hauptlauf, Zoll, Terminalleistungen und Zustellung für alle gleich definieren.
- Eine kommerzielle Basis: dieselbe Basiswährung und entweder einen All-in-Preis oder identische Kostenpositionen verlangen.
- Eine Frachtgrundlage: Stückzahlen, Masse, Gewichte, Verpackung, Stapelbarkeit und Sonderanforderungen identisch bereitstellen.
- Ein Terminrahmen: Angebotsfrist, Ladebereitschaft und gewünschte Lieferung eindeutig festhalten.
- Explizite Annahmen: Laufzeit, Routing, Equipment, Freizeiten, Gültigkeit und Ausschlüsse abfragen, wenn sie entscheidungsrelevant sind.
- Vorab definierte Kriterien: Auswahlkriterien vor Eingang der Angebote festlegen und ihre Sichtbarkeit bestimmen.
6. Typische Fehler und Gegenmassnahmen
| Fehler | Folge | Besser |
|---|---|---|
| Nur Gesamtgewicht erfassen | Handling, Kapazität, Volumengewicht und Equipment-Fit bleiben offen. | Stückzahl, Einzelgewicht, Masse, Verpackung und Stapelbarkeit angeben. |
| Partei und physischen Ort verwechseln | Abholung oder Zustellung wird an die falsche Adresse kalkuliert. | Shipper und Consignee wählen, Abweichung nur für einen anderen operativen Ort nutzen. |
| Incoterm ohne benannten Ort | Kosten- und Risikoabgrenzung bleibt unklar. | Regel und benannten Ort im Vertrag und Anfragekontext bestätigen. |
| All-in- und Einzelpreise mischen | Die Summen enthalten unterschiedliche Leistungen. | Eine Preisstruktur und identische Pflichtpositionen vorgeben. |
| Alle verfügbaren Kontakte einladen | Doppelarbeit, unnötige E-Mails und unklare Zuständigkeit. | Verantwortliche Person oder Gruppenpostfach nach Modus und Relation auswählen. |
| Transportart wechseln, Empfänger nicht prüfen | Die Kontaktmenge kann durch die erneute Filterung wechseln. | Empfängerliste nach jeder Modusänderung kontrollieren. |
| Sonderfracht erst nach der Offerte erwähnen | Angebot kann ungültig werden oder muss neu kalkuliert werden. | Temperatur, Sicherheit, Gefahrgut und Handling vor Versand deklarieren. |
| Abschlussprüfung überspringen | Falsche Daten oder Empfänger verlassen die Organisation. | Bei risikoreichen Anfragen ein Vier-Augen-Prinzip verwenden. |
7. Best-Practice-Checkliste
- Verwenden Sie einen Titel, der Relation, Fracht oder Projekt eindeutig identifiziert, ohne unnötige sensible Angaben offenzulegen.
- Lassen Sie Route, Stückzahl, Masse, Gewicht, Ladebereitschaft und Sonderhandling vom operativen Verantwortlichen bestätigen.
- Setzen Sie eine realistische Angebotsfrist vor dem Ladedatum und geben Sie Suppliern Zeit für Kapazitätsprüfungen.
- Verwenden Sie eine Preisstruktur und eine Basiswährung für alle Eingeladenen.
- Wählen Sie Kontakte nach Zuständigkeit, Transportart, Geografie und Qualifikation statt nur nach Anzahl.
- Teilen Sie nur notwendige Dokumente, die für alle ausgewählten Empfänger freigegeben sind.
- Prüfen Sie Empfänger und Annahmen vollständig, bevor Sie die Spot Request erstellen.
- Dokumentieren Sie Klarstellungen mit Scope-Änderung und aktualisieren Sie bei Bedarf alle betroffenen Supplier.