1. Préparer l'expédition avant d'ouvrir le formulaire
Rassemblez d'abord les données auprès du responsable opérationnel, dans la liste de colisage, la commande ou l'instruction de transport. Si le périmètre reste incertain, clarifiez-le explicitement au lieu de laisser chaque fournisseur formuler ses propres hypothèses.
| Groupe de données | Décision minimale | Pourquoi c'est important |
|---|---|---|
| Transport et périmètre | Aérien, maritime, routier ou ouvert ; porte-à-porte, porte-à-port ou port-à-porte ; FCL/LCL ou FTL/LTL si applicable | Définit les prestations et les équipements à chiffrer. |
| Parties et itinéraire | Expéditeur, destinataire, lieux d'enlèvement et de livraison ; codes IATA ou UN/LOCODE si pertinent | Évite des offres portant sur des itinéraires ou points de transfert différents. |
| Calendrier | Échéance de l'offre, date de chargement, date limite de livraison et règle Incoterms® prévue | Aligne disponibilité, urgence et responsabilités commerciales. |
| Marchandise | Nature, emballage, nombre de colis, poids par colis, dimensions, gerbabilité et poids total | Permet de contrôler la capacité, l'équipement et les mesures taxables. |
| Traitement spécial | Température, marchandises dangereuses, statut de sûreté, exigences de véhicule ou conteneur et documents requis | Révèle les contraintes d'acceptation avant le chiffrage. |
| Base commerciale | Devise, prix global ou détaillé, postes de coûts demandés et critères de sélection | Facilite la comparaison des totaux et du contenu des prestations. |
Pour les marchandises dangereuses, ne déduisez pas la classification d'une description générique du produit. L'IATA précise que l'expéditeur est responsable de la classification correcte pour le transport aérien et que l'expéditeur de marchandises dangereuses doit établir la déclaration applicable. Demandez un avis compétent et les documents à jour propres au mode de transport.
2. Créer la Spot Request dans Spoterix
Définir les informations de base
Ouvrez New Spot Request. Ajoutez un titre interne clair, sélectionnez le mode de transport et le périmètre de service, puis le type de chargement si nécessaire. Définissez la devise de base et choisissez entre un total global et un détail des coûts. Pour un prix détaillé, sélectionnez les postes requis, par exemple enlèvement, fret principal, carburant, douane, manutention terminal, livraison ou frais de marchandises dangereuses.
Définir les parties et les lieux
Sélectionnez l'expéditeur et le destinataire dans vos répertoires. Leurs adresses enregistrées deviennent par défaut les lieux d'enlèvement et de livraison. Activez le remplacement d'adresse uniquement si le lieu physique diffère de la partie commerciale. Ajoutez les codes IATA pour l'aérien et les codes portuaires pour le maritime.
Ajouter dates, fournisseurs et critères
Choisissez l'Incoterm, l'échéance de réponse, la date de chargement et la dernière date de livraison. L'échéance doit précéder le chargement et la livraison doit être le même jour ou plus tard. Sélectionnez ensuite les sources fournisseurs et au moins un contact précis. Choisissez un ou plusieurs critères : transit le plus rapide, offre la moins chère, transit direct si possible ou score fournisseur. Ces critères peuvent être visibles par les fournisseurs ou rester privés.
Saisir les exigences d'expédition et de transport
Enregistrez chaque ligne d'emballage avec le nombre de colis, le poids unitaire et les dimensions. Ajoutez le type d'emballage, la marchandise et la gerbabilité. Spoterix calcule les totaux à partir des quantités et poids saisis. Complétez les champs qui influencent le prix : sûreté aérienne, type de conteneur, consigne de température, type de camion, préférence de vol direct ou consignes d'itinéraire.
Ajouter exigences spéciales et documents
Signalez les marchandises dangereuses, la température dirigée, le traitement pharmaceutique et toute autre contrainte. Joignez une liste de colisage ou une facture commerciale si elle réduit les ambiguïtés. Spoterix permet également un préremplissage assisté par document ; chaque suggestion extraite doit être vérifiée avec le document source.
Vérifier avant la création
Dans Review & Submit, vérifiez l'itinéraire, les dates, la marchandise, la structure tarifaire, les critères et les destinataires. Utilisez la recherche si la liste est longue. Corrigez les erreurs signalées et retirez les contacts non souhaités avant de sélectionner Create Spot Request.
3. Sélectionner dans votre propre base fournisseurs
My address book contient les fournisseurs et contacts gérés pour votre organisation. La sélection se fait au niveau du contact et pas seulement de l'entreprise. C'est essentiel lorsqu'un fournisseur utilise des interlocuteurs ou des boîtes fonctionnelles différents pour l'aérien, le maritime et le routier.
- Choisissez le mode de transport avant de finaliser les destinataires ; les contacts sont filtrés selon leurs modes enregistrés.
- Développez la liste et conservez uniquement les interlocuteurs responsables de cet itinéraire et de cette prestation.
- Créez un fournisseur dans l'assistant si le partenaire ne figure pas encore dans votre carnet d'adresses.
- Après un changement de mode, vérifiez de nouveau la sélection, car Spoterix l'actualise selon le nouveau mode.
Utilisez votre propre base pour les relations commerciales établies, les partenaires désignés ou les contacts dont vous connaissez déjà les capacités et le processus de réponse. Ne sélectionnez pas systématiquement toutes les boîtes enregistrées : chaque destinataire reçoit la demande.
4. Sélectionner dans la base fournisseurs Master
Le Global supplier directory présente des contacts Master gérés de façon centralisée, y compris chez des fournisseurs absents de votre carnet d'adresses. Vous pouvez l'activer seul ou le combiner avec vos propres contacts.
Les contacts Master sont également filtrés selon le mode de transport. Vous pouvez sélectionner des contacts précis ou tous les contacts correspondants. Lorsqu'un fournisseur apparaît dans les deux sources, Spoterix réunit les contacts internes et Master sélectionnés et retire du répertoire les doublons ayant la même adresse e-mail.
5. Rendre les offres comparables
La comparabilité commence par une demande maîtrisée. Chaque fournisseur doit chiffrer le même itinéraire, la même expédition, les mêmes délais et la même répartition des responsabilités.
- Un seul périmètre : indiquez les mêmes responsabilités d'enlèvement, transport principal, douane, terminal et livraison.
- Une seule base commerciale : utilisez la même devise et soit un total global, soit les mêmes postes de coûts obligatoires.
- Une seule référence marchandise : communiquez les mêmes colis, dimensions, poids, emballage, gerbabilité et contraintes.
- Une seule fenêtre temporelle : rendez non ambiguës l'échéance, la disponibilité et la livraison requise.
- Des hypothèses explicites : demandez transit, itinéraire, équipement, franchise, validité et exclusions lorsqu'ils influencent la décision.
- Une évaluation prédéfinie : choisissez les critères avant la réception des offres et décidez lesquels sont visibles.
6. Erreurs fréquentes et moyens de les éviter
| Erreur | Conséquence | Bonne pratique |
|---|---|---|
| Saisir uniquement le poids total | Le fournisseur ne peut pas évaluer manutention, capacité, poids volumétrique ou équipement. | Indiquez colis, poids unitaire, dimensions, emballage et gerbabilité. |
| Confondre une partie et un lieu physique | L'enlèvement ou la livraison est chiffré à la mauvaise adresse. | Sélectionnez les parties, puis remplacez l'adresse seulement si le lieu opérationnel diffère. |
| Utiliser un Incoterm sans lieu nommé | La limite des coûts et risques reste ambiguë. | Confirmez la règle Incoterms® applicable et le lieu nommé dans le contrat et la demande. |
| Mélanger prix global et détaillé | Les totaux comprennent des prestations différentes. | Imposez une méthode et des postes de coûts cohérents. |
| Inviter tous les contacts disponibles | Travail en double, bruit dans les boîtes et responsabilité incertaine. | Sélectionnez le contact ou la boîte responsable du mode et de l'itinéraire. |
| Changer de mode sans vérifier | La sélection peut changer lorsque le filtre de mode est réappliqué. | Contrôlez les destinataires après chaque changement de mode. |
| Signaler une contrainte après l'offre | L'offre peut devenir invalide ou devoir être recalculée. | Déclarez température, sûreté, danger et manutention avant l'envoi. |
| Omettre la vérification finale | Des dates, itinéraires ou destinataires erronés peuvent être envoyés. | Utilisez Review & Submit comme contrôle à quatre yeux pour les demandes sensibles. |
7. Liste de contrôle des bonnes pratiques
- Choisissez un titre qui identifie l'itinéraire, la marchandise ou le projet sans dévoiler d'information sensible inutile.
- Faites confirmer itinéraire, colis, dimensions, poids, disponibilité et contraintes par le responsable opérationnel.
- Fixez une échéance réaliste avant le chargement et laissez le temps de contrôler capacités et partenaires.
- Utilisez la même structure tarifaire et la même devise pour tous les invités.
- Choisissez les contacts selon responsabilité, mode, zone géographique et qualification, pas seulement selon leur nombre.
- Joignez uniquement les documents nécessaires et autorisés pour chaque destinataire sélectionné.
- Vérifiez la liste finale et toutes les hypothèses avant de créer la Spot Request.
- Documentez toute clarification qui modifie le périmètre et, si nécessaire, communiquez-la à tous les fournisseurs concernés.